Zarządzanie sobą w czasie w 5 krokach

Zarządzanie sobą w czasie. Z samym czasem nie wiele możemy zrobić, godzina ma 60 minut i jej nie wydłużymy, czy nam się to podoba czy nie, ale to co możemy zrobić to zarządzać nie czasem, a sobą w czasie. I to ma sens.

Zarządzanie produktywnością i sobą w czasie  to dwa z najważniejszych tematów, z którymi najczęściej zwracam się o pomoc (szkolenia, książki, blogi, coaching). Przedsiębiorcy i kreatywni profesjonaliści zmagają się z zarządzaniem niezliczonymi zadaniami, które muszą wykonać, aby utrzymać swoją firmę w ruchu. W tym wpisie skupię się na zadaniach bieżących i tych planowanych na najbliższy kwartał, więc bliżej niż dalej.

Oto kilka pomocnych wskazówek, jak utrzymać swoją produktywność i planować pracę:

1. Planuj/zapisuj wszystko co jest do zrobienia

David Allen, twórca metodologii GTD (Getting Things Done) powiedział “Twój umysł służy do kreowania pomysłów, a nie do ich przechowywania”. Na początek zapisz wszystko w swoim kalendarzu (tradycyjnym jeśli lubisz lub do tego w smartfonie itd.), każde zadanie: spotkania, zadania do wykonania każdego dnia, telefon/mail do klienta, delegacje, prezentacje do zrobienia itd. Stwórz bloki czasowe. 

Dopóki nasze zadania trzymane są tylko w głowie, generują głównie uczucie przytłoczenia, a spisane, dają poczucie uporządkowania i dają szansę na stworzenie planu na ich wykonanie.

Sprawdzają się listy "to do" jedną z takich aplikacji jest "todoist", mam ją w swoim telefonie i w połączeniu z kalendarzem pozwala mi planować i kontrolować zadania. Możesz także spróbować Metody Pomodoro - nazwa tej techniki pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jej celem jest skoncentrowanie się na zadaniu przez 25 minut, później przerwa i ponownie odliczamy 25 minut itd. aż do ukończenia zadania z listy. Jest to dość drastyczna metoda, ale skuteczna. 

2. Wyeliminuj rozpraszacze

Niestety, ale prywatna poczta czy media społecznościowe (o ile nie jest to twoje GŁÓWNE narzędzie pracy) trzeba odstawić na bok, tracimy poczucie czasu, przeglądając kolejne strony i w efekcie nie robimy nic, a później gonimy z materiałem co często odbija się na jakości usług, naszego dobrego samopoczucia czy satysfakcji z pracy. 

3. Rób jedną rzecz na raz

Multitasking (wielozadaniowość) nie istnieje, a przynajmniej nie w takiej formie jak powszechnie się uważa. Chcesz być bardziej efektywny i kończyć zadania na czas? Rób jedną rzecz na raz i przejdź do następnej itd. Multitasking bardziej przypomina skupienie na jednej rzeczy i mądre dzielenie czasu na wszystkie wątki i zadania niż stereotypowy miszmasz. Gdy jestem odpowiedzialna za 3 projekty, nie znaczy że wszystko robię na raz, pisze maila i rozmawiam przez telefon, a na moim biurku leżą formularze, w których coś kreślę. To Szaleństwo! Oznaka braku zorganizowania i chaosu, który co gorsza może się udzielić innym.

Skupiam się na jednej rzeczy na raz. Ustalam priorytety na dany dzień lub tydzień i zajmuję się po kolei zadaniami z listy (przypisanych do konkretnych wątków). W ciągu dnia statystyczna osoba otrzymuje 34 GB informacji (filmy, gry, seriale, mat. edukacyjne, chaty, social media) to i tak dużo i musimy dbać o nasz "procesor", aby się nie przegrzał (dane GB wzięte z tojuzjutro.tv). Mamy do czynienia ze zmiennością skupienia uwagi, a nie żadnym multitaskingiem.

 

4. Nagradzaj się za wykonanie zadań, to mogą być drobne przyjemności, jak ulubiony deser czy słuchanie muzyki, ale oczywiście wycieczka na weekend czy pójście na koncert też mile widziane. 

Brzmi to bardzo prosto i takie jest. Planuj, wykonuj zadanie i nagradzaj się.  

5. Nie zapominaj o przerwie. 

Przerwa to nie jest marnowanie czasu tylko moment (np. 5 minut na każdą godzinę), w którym nasz okazję oczyścić umysł, zresetować się, zmienić otoczenie, po to aby wrócić do pracy bardziej skupionym. Co powoduje, że jesteśmy bardziej efektywni.

Co jeszcze może pomóc w podniesieniu naszej efektywności? 

Feng shui w pracy, czyli 5 najczęściej popełnianych błędów:

1.    Biurko ustawione tyłem do wyjścia (lub wejścia do innego pomieszczenia). Taka pozycja nie sprzyja pewności siebie, wprowadza również niepokój. Unikaj też umieszczania biurka na wprost drzwi. Takie usytuowanie spowoduje, że znajdziesz się dokładnie na linii, którą uchodzi energia. To gdzie najlepiej postawić to biurko? Jak najdalej od wejścia, w rogu. 

2.    Bałagan na biurku. Chaos nie sprzyja ani kreatywności ani wydajności, to już dawno odkryto. Na biurku powinno być jak najmniej rzeczy i najlepiej tylko te dokumenty, nad którymi aktualnie pracujesz. To zwiększy twoją efektywność.

3.    Tablica z ogłoszeniami nad Twoją głową? To świetna okazja do umieszczenia na niej cytatów, które Cię motywują, bo masz takie prawda? 

4.    Brak kontrastu. Kolory w biurze powinny być i jasne i ciemne. Otaczaj się również optymistycznymi kolorami, takimi jak żółty czy pomarańczowy, który pobudza nasz umysł do działania i dodatkowo wzmacnia poczucie własnej wartości. Biel działa na nas uspakajająco, ale w nadmiarze może rozbudzać uczucie osamotnienia. Kolor zielony, pisząc w skrócie, ma w sobie pozytywne wibracje i wprowadza harmonię. Niebieski to kolor dla ludzi twórczych, jego chłodna barwa pobudza do działania, zachęca umysł do pracy. To tyle o kolorach. 

5.    Cisza…nie trzeba od razu wieszać dzwoneczków i bambusowych fletów, wystarczy sącząca się muzyka z głośnika, ale też bez przesady, jeśli czujemy, że potrzebujemy w danym momencie ciszy i max. skupienia to pracujmy w ciszy.

Jak ustalać priorytety dla zadań?

Jedną z metod priorytetyzacji zadań jest metoda macierzy zarządzania czasem. Zawiera ona cztery pola, które charakteryzują się dwoma kryteriami: ważnością i pilnością.

 

Stosując macierz zarządzania czasem w polu A należy wpisać zadania, które uważamy za pilne i ważne. To sprawy, które nie cierpią zwłoki, a nie zostały zakończone, musimy je wykonań samemu i to w jak najkrótszym czasie.

W polu B powinny znaleźć się sprawy, które nie wymagają natychmiastowego wykonania, ale są dla nas ważne i wpływają na projekt/zadanie.

Zadaniami z pola C nie warto sobie zaprzątać głowy – należy je delegować

Zadania z pola D są niepilne i nieważne, należy je po prostu wyrzucić ze swojego harmonogramu.