10 sprawdzonych technik podwojenia swojej produktywności

Jak to jest że inni mając do dyspozycji tyle samo czasu co my, a są w stanie zrobić więcej? Czy są wybitnie uzdolnieni? Mają nadludzką siłę? Nie... prawdopodobnie znają więcej technik by zwiększyć swoją produktywność niż Ty. Jeśli chcesz poznać kilka z tych sposobów zapraszam do lektury. 

Wcześniej jednak zostawiam dwie definicje produktywności, dla każdego będzie ona oznaczać co innego, dlatego warto się zastanowić co oznacza dla nas. 

Produktywność to sztuka robienia właściwych rzeczy we właściwy sposób i we właściwym czasie.

Produktywność to sztuka usuwania.

10 technik podwojenia swojej produktywności:

1. Produktywny sen 

Gdy śpisz za mało, to odbija się to na Twoim zdrowiu, jak i produktywności. Jeśli spałeś 7 godzin i czułeś się dobrze, to tyle spij. Gdy odejmiesz od tego snu nagle 2 godziny, to najprawdopodobniej okaże się, że w ciągu dnia jesteś bardziej zmęczony, ospały i mniej wydajny. Nie dojść, że nie wykorzystasz tych dodatkowych dwóch godzin, to okaże się, że w pozostały czas zrobiłeś mniej niż zwykle.

2. Technika pomodoro 

Technika Pomodoro została wynaleziona w latach 80. przez pewnego studenta, Francesca Cirillo, w celu lepszego zarządzania czasem. W technice Pomodoro dzień pracy podzielony jest na precyzyjnie odmierzane interwały. Nazwa tej techniki pochodzi od włoskiego słowa oznaczającego pomidor, bo właśnie taki kształt miał minutnik, z którego Cirillo korzystał, opracowując swoją metodę.

To nie tylko ulubiony minutnik Cirillo, ale też nazwa poszczególnych interwałów, które pierwotnie trwały po 25 minut. W praktyce pracujesz przez jedno 25-minutowe Pomodoro, a potem robisz sobie krótką przerwę. 

Ta z założenia prosta metoda daje rewolucyjne rezultaty w kwestii produktywności. W wersji podstawowej technika Pomodoro obejmuje następujące kroki:

1. Zrób listę celów/zadań i wybierz jeden punkt do realizacji.
2. Nastaw minutnik.
3. Pracuj przez wyznaczony czas.
4. Gdy minutnik zadzwoni, zaznacz ptaszkiem na kartce jeden przepracowany interwał.
5. Po każdej sesji pracy zrób sobie 5 minut przerwy.
6. Po czwartej sesji zrób dłuższą przerwę – 15 do 30 minut.
7. Wyzeruj minutnik i zacznij od początku.

3. Zasada 3 minut  

Jeśli zbierasz się do jakiegoś zadania, które jest albo trudne albo nudne, ale trzeba je w końcu wykonać, możesz posłużyć się metodą 3 minut. Zacznij to zadanie z myślą, że będzie się nim zajmować jedynie 3 minuty, jeśli po tym czasie nie poczujesz flow ani żadnej motywacji do jego kontynuowania to odpuść. Ważne w tej metodzie jest to, aby dać sobie przyzwolenie na odpuszczanie zadania ale jednocześnie wytrzymać te 3 minuty. Z doświadczenia wiem że orientuje się po 5 minutach że nie jest tak źle i mogę jeszcze nad tym popracować, średnio udaje się wyciągnąć godzinę sensownej pracy. 

4. Prawo Pareto  

20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów - tak dokładnie brzmi zasada Pareto. Co to oznacza? Prościej można powiedzieć, że tak naprawdę niewielka część naszych zadań czy pracy generuje aż 80% zysków i korzyści.

Jej istotą jest znalezienie tych 20% najważniejszych rzeczy, które decydują o sukcesie lub porażce. Celem jej stosowania jest osiągnięcie jak największego efektu jak najmniejszym nakładem zasobów (czasu, energii, pieniędzy itp.). Pomaga skupić się na tym, co ma prawdziwe znaczenie i tworzy największą różnicę, a odrzucić to, co nieistotne. Mówiąc inaczej, chodzi o to, aby robić mniej, ale tego, co naprawdę działa. 

5. Kwadrat Eisenhowera  

Macierz Eisenhowera – zwana również Skrzynką Eisenhowera lub Macierzą Ważne Pilne – to prosta metoda ustalania priorytetów zadań i zarządzania nimi. Jej nazwa pochodzi od nazwiska Dwighta D. Eisenhowera – generała armii i 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych. Niesamowita produktywność Eisenhowera stała się powszechnie znana – do tego stopnia, że jego podejście do wyznaczania celów i zarządzania czasem od początku było przedmiotem analiz wielu osób, w tym Stephena Coveya. W książce „7 nawyków skutecznego działania” Covey, w oparciu o pomysły Eisenhowera, skonstruował proste narzędzie do ustalania priorytetów zadań – Macierz Eisenhowera.

Macierz Priorytetów ma także kilka wad. Przede wszystkim dokładne określenie ważności zadania jest często dość trudne. Oznacza to, że w efekcie możesz przydzielić dane zadanie niewłaściwej osobie. Może również pogorszyć się jakość wykonywania zadań. Co więcej, należy pamiętać, że nie zawsze można działać natychmiastowo, gdy na horyzoncie są inne pilne zadania.

Zadania z pierwszej ćwiartki

Aby poradzić sobie z zadaniami z tej ćwiartki, potrzebujesz przede wszystkim umiejętności zarządzania kryzysowego i pracy pod presją czasu. Zadania pilne i ważne z Macierzy Eisenhowera powinieneś realizować tak szybko, jak to możliwe. 

Zadania z drugiej ćwiartki

Twoim celem jest to, aby spędzać w tej ćwiartce jak najwięcej czasu. Zazwyczaj będziesz zmotywowany do tego, aby je realizować.  Nie musisz ich robić od razu. Nie możesz jednak odwlekać ich wykonania, aby nie przeskoczyły do pierwszej ćwiartki.

Zadania z trzeciej ćwiartki

Aby radzić sobie z zadaniami tej ćwiartki, musisz przede wszystkim je zidentyfikować i odróżnić od zadań z pierwszej ćwiartki. Ważne jest również, abyś „wyleczył się” z roli „ratownika” oraz nauczył się asertywności i umiejętności mówienia NIE. 

Zadania z czwartej ćwiartki

Aby skutecznie poradzić sobie z tymi zadaniami, potrzebujesz rozwijać swoją silną wolę, samodyscyplinę i asertywność. Z części tych rzeczy musisz zrezygnować w ogóle a inne ograniczyć tak mocno, jak tylko się da. Będą też takie, z którymi ciężko będzie Ci się rozstać (np. nowe pomysły niezwiązane z bieżącymi projektami). Odłóż te sprawy na później, nawet gdybyś ostatecznie nie miał się nimi nigdy zająć. Złodziei i pożeraczy czasu raczej powinieneś pozbyć się jednym, szybkim cięciem.

6. Prawo Parkinsona  

Ponad pół wieku temu historyk i pisarz C. Northcote Parkinson, obserwując działanie biurokracji, sformułował spostrzeżenie, które stało się, obok zasady Pareto 80/20, najważniejszym narzędziem w praktyce zarządzania czasem.

To spostrzeżenie na temat ludzkiej natury, znane jest jako Prawo Parkinsona i brzmi:

„Wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.”

Można wyłożyć to prawo także w inny sposób: postrzegane przez Ciebie istotność i złożoność zadania będą rozrastać się adekwatnie do czasu, który przeznaczysz na wykonywanie.

Jeśli dasz sobie mniej czasu na wykonanie jakiegoś działania, niż byś planował w trybie zwyczajnym, masz spore szanse, że wykonasz to w nowych granicach czasowych.

7. Aplikacje  

Poniżej lista aplikacji, które pomagają zwiększać wydajność w małych, oraz większych projektach:

• Trello
• Asana
• Slack
• Dokumenty Google
• Dysk Google
• Nozbe
• Basecamp

Np.

Slack jest swojego rodzaju czatem, który pozwala zespołom komunikować się ze sobą w czasie rzeczywistym. Poszczególni członkowie zespołu mogą wysyłać do siebie wiadomości błyskawiczne, co redukuje czas spędzony na wysyłaniu e-maili, sprawdzaniu poczty, a następnie odpowiadaniu na wiadomości. Dzięki narzędziu Slack, użytkownicy na bieżąco widzą, co dzieje się w zespole. Program umożliwia również tworzenie własnych kanałów do dyskusji.

Dokumenty, arkusze i prezentacje Google - Dokumenty, arkusze i prezentacje Google umożliwiają współpracę podczas tworzenia dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz pokazów slajdów. Członkowie zespołu mogą wspólnie pracować nad różnorodnymi zasobami w tym samym czasie oraz monitorować przebieg procesu wprowadzania zmian.

BaseCamp różni się trochę od innych aplikacji wspomagających produktywność pracy. Po założeniu konta, zostajemy poproszeni o odpowiedź na kilka pytań, na podstawie których zostanie później stworzony nasz pulpit. System zbiera informacje dotyczące naszego zespołu, projektów i harmonogramu,  a następnie automatycznie wprowadza je do naszego konta. Dzięki takiemu rozwiązaniu, proces tworzenia naszej tablicy zostaje znacząco skrócony.

8. Nawyki 

W społeczeństwie pokutuje przekonanie o tym, że "być produktywnym" oznacza "robić więcej". Ignorujemy potrzeby własnego organizmu po to, by uchodzić za "pracowników, którzy ciężko pracują", niekoniecznie za takich, którzy "pracują mądrze". Skupiamy się na rezultatach, a nie na procesie.

A teraz trochę o samym procesie :)

Proces. Nie jest to coś, co osiągamy, pracując ponad siły. To suma rzeczy, które codziennie robimy, również tego, w jaki sposób traktujemy nasz organizm. Jeśli chodzi o produktywność, to sprawa jest prosta - gdy o siebie nie dbamy, po prostu nie będziemy produktywni. 

Nawyki, można też rozumieć jako automatyzację procesów (delegowanie procedur, a nie zadań itd.).

Wniosek nasuwa się sam - buduj zdrowe nawyki, które można podzielić na:

• kwartalne (co 12 tygodni) - planowanie na 12 tygodni zamiast 12 miesięcy – niech każdy tydzień się liczy. Inaczej mówiąc planujesz kwartalnie i rozliczasz się kwartalnie. 
• miesięczne - raz w miesiącu, zwykle na początku kolejnego miesiąca kalendarzowego, mam w nawyku planować każdy miesiąc i rozliczać poprzedni, chodzi o spotkania, konferencje, prezentacje, relaks, wycieczki, podsumowanie finansowe itd. 
• tygodniowe - przegląd listy celów na dany tydzień, sprawdzam jak odpoczywałam itd.
• dzienne - przegląd kalendarza. Większość nawyków dziennych śledzę na kartce papieru.
• poranne - rytualne picie herbaty :) joga/ medytacja/spacer. Tutaj trzeba zadbać o energię. Potem przygotowanie listy TO DO, sprawdzenie maila itd. 
• wieczorne - spacer z psem itd. Wieczorne nawyki pozwalają oczyścić głowę, przygotować się do snu i do dobrego następnego dnia. Dobrym pomysłem będzie pisanie dziennika lub chociaż za co jesteśmy wdzięczni, jak oceniamy swoją produktywność tego dnia, ile byśmy sobie zapłacili jako szef itd. 

Chodzi o najprostsze rzeczy, jak sen czy ćwiczenia i nasze podejście do nich. Tak samo, jak musimy codziennie rano umyć zęby, tak samo musimy się wyspać czy poruszać przynajmniej trzy razy w tygodniu. Sport jest równie ważny dla utrzymania naszego ciała w formie, jak i dla naszego zdrowia psychicznego. 

Świetnie sprawdzi się także Nordic Walking - więcej poczytasz w zakładce: nordic walking na mojej stronie. Podsumowując: Jesteśmy tym, co powtarzamy – warto więc powtarzać dobre dla nas rzeczy :)

Przykład nawyków: 

• Nawyk świętowania osiągniętych celów
• Podsumowanie finansowe i świadomość (zapisywanie) większych wydatków
• Przegląd kalendarza

9. Technologie (Roomba, Hobot)   

Łączy się to nieco  z delegowaniem zadań :) tyle że delegujemy robotom, jeśli sprzątanie oddasz w inne ręce może się okazać że w tym czasie zrobisz więcej i zarobisz więcej, brzmi przekonywująco? 

10. Umiejętności - pisanie bezwzrokowe, szybkie czytanie itd.

Pisanie wszystkimi dziesięcioma palcami jest znacznie szybsze w porównaniu ze "zwykłym" pisaniem. Podczas klasycznego „wpisywania” liter często oscylujemy oczami między klawiaturą a ekranem i musimy świadomie zwracać uwagę na to, jaki klawisz trzeba nacisnąć. Coraz częściej popełniamy błędy, a szybkość naszych myśli nieustannie wyprzedza tekst na ekranie. 

Pisanie bezwzrokowe to oszczędność czasu, mniej błędów i lepsza koncentracja.

To co może pozwolić Ci zwiększyć swoją produktywność, w tym zarobki to jasne ustalanie celów i zadań do zrobienia - pomoże Ci w tym planer - w 2023 r. możesz wypróbować mój, który stworzyłam metodą prób i błędów, aby wreszcie powstało coś co odpowiada moim potrzebom i oczekiwaniom :)

Więcej na: https://www.happinessmanager.online/p/planer.html 

Powodzenia! :)